1. Wie wij zijn en wanneer deze voorwaarden gelden

1. WLC Media is de handelsnaam waaronder Wilcommerce diensten aanbiedt, gevestigd op Podium 601, Amersfoort, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 87179865. Je kunt ons bereiken via wilco@wlc-media.nl.

2. Deze voorwaarden gelden voor alle offertes en overeenkomsten tussen WLC Media en zakelijke opdrachtgevers voor onder meer fotografie, videografie, contentproductie, montage, socialmediamarketing en aanverwante diensten.

3. We werken uitsluitend volgens voorwaarden van de opdrachtgever als we daarmee vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk instemmen.

4. Een afspraak in een offerte of afzonderlijke overeenkomst gaat voor als die afwijkt van deze voorwaarden. De overige bepalingen blijven gelden.

5. Deze voorwaarden zijn opgesteld voor zakelijke opdrachtgevers. Voor een opdracht van een consument maken we waar nodig afzonderlijke afspraken, met behoud van diens wettelijke rechten.

2. Offertes en de opdracht

1. Een offerte is 30 dagen geldig, tenzij er een andere termijn in staat. Een offerte verplicht ons pas tot uitvoering nadat we de opdracht hebben aanvaard.

2. Een overeenkomst ontstaat zodra de opdrachtgever een offerte schriftelijk of digitaal accepteert, of zodra wij op verzoek van de opdrachtgever met de uitvoering beginnen. Ook akkoord per e-mail of bericht kan gelden.

3. De offerte beschrijft welke werkzaamheden, resultaten, gebruiksrechten, planning en prijzen zijn inbegrepen. Werk dat daar niet in staat, is niet inbegrepen.

4. Voorbeelden, moodboards, scripts, concepten en eerdere producties geven de beoogde richting aan. Het uiteindelijke resultaat kan daarvan afwijken door creatieve keuzes en omstandigheden tijdens de uitvoering.

5. Wij mogen voor onderdelen van de opdracht geschikte derden inschakelen. Wij blijven het aanspreekpunt voor de uitvoering van de overeenkomst.

3. Medewerking van de opdrachtgever

1. De opdrachtgever levert tijdig alle informatie, producten, voertuigen, locaties, toegang, materialen, inlogrechten en contactpersonen die nodig zijn voor de opdracht.

2. De opdrachtgever controleert de juistheid van aangeleverde feiten, prijzen, aanbiedingen, claims, merknamen en andere inhoud die namens hem wordt gepubliceerd.

3. De opdrachtgever zorgt voor toestemming en rechten voor materialen en personen die hij voor de opdracht aanlevert of beschikbaar stelt. Dat geldt bijvoorbeeld voor logo’s, foto’s, muziek, locaties, medewerkers, modellen en voertuigen van derden.

4. Als de opdrachtgever informatie of medewerking te laat levert, mogen wij de planning aanpassen. Extra werk, wachttijd en aantoonbare extra kosten mogen wij na overleg in rekening brengen.

5. De opdrachtgever wijst iemand aan die namens hem keuzes kan maken en werk kan goedkeuren. Wij mogen op diens instructies vertrouwen, tenzij duidelijk is dat die persoon daartoe niet bevoegd is.

4. Shoots, locaties, voertuigen en drones

1. De opdrachtgever zorgt ervoor dat een locatie toegankelijk en geschikt is voor de afgesproken productie. Hij regelt vereiste toestemming van de eigenaar of beheerder, tenzij wij uitdrukkelijk hebben afgesproken dit te doen.

2. De opdrachtgever zorgt ervoor dat voertuigen schoon, beschikbaar, veilig en verzekerd zijn en dat iemand bevoegd is om ze te verplaatsen. WLC Media bestuurt of verplaatst een voertuig alleen na uitdrukkelijke toestemming van de opdrachtgever.

3. Voordat WLC Media een voertuig bestuurt of verplaatst, spreken partijen af wie toestemming geeft en welke verzekering geldt. Toestemming om te rijden betekent op zichzelf niet dat WLC Media iedere schade of ieder eigen risico voor zijn rekening neemt. De aansprakelijkheid voor schade wordt beoordeeld volgens de wet, de gemaakte afspraken en artikel 13 van deze voorwaarden.

4. Wij mogen werkzaamheden onderbreken of een opname weigeren als een locatie, voertuig of werksituatie naar ons redelijke oordeel onveilig is. Partijen bespreken dan een passende aanpassing van de opdracht en planning.

5. Droneopnames maken we alleen als de omstandigheden en toepasselijke regels dat toelaten. We kunnen een droneopname vervangen door een opname vanaf de grond of verplaatsen als vliegen niet verantwoord of toegestaan is. Een specifieke droneopname is alleen gegarandeerd als wij dat uitdrukkelijk schriftelijk hebben afgesproken.

6. Als weer, licht, verkeer, toegang of andere omstandigheden een shoot wezenlijk beïnvloeden, overleggen we over een werkbare oplossing. Extra productie- of reiskosten leggen we vooraf aan de opdrachtgever voor.

5. Planning, oplevering en feedback

1. Een genoemde uitvoerings- of leverdatum is een streefdatum, tenzij we uitdrukkelijk schriftelijk een bindende uiterste datum afspreken. Bij een dreigende vertraging informeren we de opdrachtgever zo snel mogelijk.

2. Wij leveren de afgesproken selectie en eindbestanden in het overeengekomen formaat via een downloadlink of een ander afgesproken kanaal.

3. De opdrachtgever controleert een concept binnen vijf werkdagen na ontvangst en geeft eventuele feedback zoveel mogelijk gebundeld en concreet door. Reageert hij niet binnen die termijn, dan mogen wij de planning opschuiven. Stilte geldt niet automatisch als goedkeuring voor publicatie namens de opdrachtgever.

4. Het aantal correctierondes staat in de offerte. Ontbreekt dat aantal, dan is één redelijke correctieronde op het opgeleverde concept inbegrepen. Een nieuwe creatieve richting, nieuwe opnames of wijzigingen na goedkeuring zijn meerwerk.

5. Na oplevering is de opdrachtgever verantwoordelijk voor het downloaden en veilig bewaren van de eindbestanden. Wij bewaren project- en bronbestanden niet onbeperkt. Tenzij anders afgesproken, mogen wij deze 90 dagen na oplevering verwijderen.

6. Ruwe beelden en projectbestanden

1. Ruwe foto’s, onbewerkte videobeelden, logbestanden, audiobestanden, projectbestanden, tijdlijnen, selecties en afgewezen opnames maken geen deel uit van de oplevering, tenzij ze uitdrukkelijk in de offerte staan.

2. Willen partijen zulke bestanden alsnog overdragen, dan spreken ze vooraf een vergoeding, bestandsselectie, leverwijze en gebruiksrechten af. Wij hoeven bestanden die al volgens artikel 5 zijn verwijderd niet opnieuw te leveren.

3. Overdracht van een bestand is geen overdracht van het auteursrecht. Ook bij levering van ruwe beelden gelden de overeengekomen gebruiksrechten en eventuele rechten van derden.

7. Prijzen, meerwerk en betaling

1. Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Reis-, parkeer-, locatie-, vergunning-, model-, muziek-, stock- en andere externe kosten zijn alleen inbegrepen als dat in de offerte staat.

2. Meerwerk voeren we uit na akkoord van de opdrachtgever op de inhoud en de prijs of de wijze waarop de prijs wordt berekend. Bij een verzoek dat de planning direct beïnvloedt, leggen we ook de gevolgen voor de leverdatum vast.

3. Wij mogen een aanbetaling of betaling in termijnen afspreken. Bij grotere opdrachten mogen we uitvoering en oplevering afhankelijk stellen van de overeengekomen termijnbetalingen.

4. Facturen moeten binnen 14 dagen na factuurdatum worden betaald, tenzij schriftelijk anders afgesproken of een dwingende wettelijke betalingstermijn geldt.

5. Bij te late betaling is de zakelijke opdrachtgever de toepasselijke wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd, volgens de wet. Wij mogen na een schriftelijke waarschuwing onze werkzaamheden en de levering van nieuw werk opschorten.

6. Een klacht over een onderdeel van het werk schort de betaling van onbetwiste factuurbedragen niet op.

8. Auteursrecht en gebruik van het werk

1. Auteursrechten op door WLC Media gemaakte foto’s, video’s, teksten, ontwerpen en andere creatieve werken blijven bij WLC Media of de betreffende rechthebbende. Het leveren van bestanden draagt die rechten niet over.

2. Na volledige betaling krijgt de opdrachtgever een niet-exclusief gebruiksrecht voor de doeleinden, kanalen, looptijd en het gebied die in de offerte zijn afgesproken. Als de offerte dit niet nader begrenst, mag de opdrachtgever de opgeleverde eindbestanden voor zijn eigen bedrijfscommunicatie op zijn eigen website, organische socialmediakanalen en in eigen presentaties gebruiken. Gebruik in betaalde advertenties, doorverkoop, sublicenties en gebruik door andere bedrijven vereisen dan afzonderlijk akkoord.

3. Normaal technisch aanpassen voor het afgesproken kanaal, zoals bijsnijden naar een gangbaar socialmediaformaat, is toegestaan zolang de inhoud en strekking niet wezenlijk veranderen. Voor andere inhoudelijke bewerkingen of gebruik buiten de afgesproken context is vooraf toestemming nodig.

4. De opdrachtgever mag bestanden delen met een bureau, drukker of platform voor zover dat nodig is voor zijn toegestane gebruik. Hij zorgt dat deze partijen de bestanden niet voor eigen doeleinden gebruiken.

5. Muziek, stockmateriaal, lettertypen, software en ander materiaal van derden kunnen eigen licentievoorwaarden hebben. Wij melden relevante gebruiksbeperkingen die ons bekend zijn. Een licentie voor een video op het ene platform geeft niet vanzelf recht op gebruik in een advertentie, op televisie of op een ander platform.

6. Overdracht van auteursrecht of een exclusief gebruiksrecht geldt alleen als partijen dit afzonderlijk en schriftelijk, voldoende bepaald en tegen de afgesproken vergoeding vastleggen.

9. Personen in beeld en aangeleverde materialen

1. De opdrachtgever bepaalt voor welke doeleinden hij het geleverde beeldmateriaal publiceert en zorgt dat hij daarvoor een geldige grondslag en, waar nodig, toestemming of andere rechten heeft. Dit geldt in het bijzonder voor herkenbare personen.

2. Als wij namens de opdrachtgever toestemmingsverklaringen moeten regelen, leggen we vooraf vast voor welke personen, opnames en vormen van gebruik dat geldt. Wij kunnen geen onbeperkt gebruiksrecht garanderen voor personen of locaties waarvoor geen passende toestemming of grondslag bestaat.

3. De opdrachtgever garandeert dat hij aangeleverde materialen voor de opdracht mag laten gebruiken. Als een derde aanspraak maakt wegens materiaal, instructies of publicatiebesluiten van de opdrachtgever, werken partijen samen aan de afhandeling. De opdrachtgever vergoedt de schade voor zover die aan hem is toe te rekenen.

10. Socialmediamarketing en accountbeheer

1. De offerte bepaalt welke diensten wij leveren, bijvoorbeeld strategie, contentplanning, creatie, plaatsing, communitymanagement, advertenties of rapportage. Werk buiten die omschrijving is niet inbegrepen.

2. De opdrachtgever blijft eigenaar en beheerder van zijn accounts, advertentieaccounts, klantgegevens en betaalmethoden. Waar mogelijk geeft hij ons toegang via een zakelijke rol met passende rechten in plaats van via gedeelde wachtwoorden.

3. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid en juistheid van zijn producten, aanbiedingen, bedrijfsclaims en instructies. Wij signaleren duidelijke problemen die wij tijdens ons werk opmerken.

4. We spreken af welke content vooraf moet worden goedgekeurd en welke content wij binnen een vastgesteld plan zelfstandig mogen plaatsen. Als voorafgaande goedkeuring is vereist, publiceren wij pas na akkoord.

5. Bereik, volgers, leads, verkopen en advertentieresultaten zijn afhankelijk van factoren buiten onze invloed. Een specifiek resultaat garanderen wij alleen als dat uitdrukkelijk schriftelijk is afgesproken.

6. Platformregels, algoritmen, tarieven en functies kunnen wijzigen. Een storing, blokkade of beperking door een platform kan de uitvoering beïnvloeden. Wij informeren de opdrachtgever en bespreken een aanpassing als dit wezenlijke gevolgen heeft.

7. Advertentiebudgetten en kosten van externe platforms zijn voor rekening van de opdrachtgever, tenzij de offerte uitdrukkelijk iets anders bepaalt.

11. Privacy en vertrouwelijkheid

1. Beide partijen houden vertrouwelijke bedrijfsinformatie die zij voor de opdracht ontvangen geheim en gebruiken die alleen voor de uitvoering van de opdracht, tenzij de informatie al openbaar was of verstrekking wettelijk verplicht is.

2. Beide partijen leven de toepasselijke privacywetgeving na. Hun precieze rol bij de verwerking van persoonsgegevens hangt af van de werkzaamheden.

3. Als WLC Media voor een onderdeel van de opdracht persoonsgegevens uitsluitend namens de opdrachtgever verwerkt en daarvoor een verwerkersovereenkomst nodig is, sluiten partijen die vóór aanvang van die verwerking. Deze algemene voorwaarden vervangen een verwerkersovereenkomst niet.

4. De opdrachtgever zorgt voor de informatie aan betrokkenen en de grondslag voor verwerkingen waarvoor hij verantwoordelijk is. WLC Media neemt passende maatregelen voor persoonsgegevens waarvoor WLC Media verantwoordelijk is.

12. Portfolio en naamsvermelding

1. Na openbare publicatie door de opdrachtgever mag WLC Media het opgeleverde werk en de naam van de opdrachtgever tonen in zijn portfolio, op zijn website en op zijn eigen socialmediakanalen, tenzij partijen vooraf schriftelijk geheimhouding of een publicatiebeperking afspreken.

2. Wij publiceren geen vertrouwelijke campagne of nog niet gelanceerd product vóór het afgesproken publicatiemoment. De opdrachtgever kan vooraf aangeven dat voor een project specifieke geheimhouding nodig is.

3. Waar naamsvermelding redelijk en gebruikelijk is, stellen wij vermelding van WLC Media op prijs. Ontbrekende naamsvermelding betekent niet automatisch dat de opdrachtgever het werk niet mag gebruiken.

13. Aansprakelijkheid en schade

1. Als een partij tekortschiet, stelt de andere partij haar, waar herstel nog mogelijk is, schriftelijk in gebreke en geeft zij een redelijke termijn om het probleem op te lossen.

2. WLC Media is aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een aan WLC Media toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad. De opdrachtgever neemt redelijke maatregelen om schade te beperken.

3. Voor zover de wet dat toestaat, is de aansprakelijkheid van WLC Media beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht is betaald of verschuldigd, met een maximum van het bedrag dat de toepasselijke verzekering voor het schadegeval daadwerkelijk uitkeert, vermeerderd met het eigen risico. Als geen verzekering uitkeert, geldt als maximum de prijs van de betreffende opdracht. Bij een doorlopende opdracht geldt de vergoeding over de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis als maximum.

4. Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van WLC Media of wanneer beperking volgens de wet niet is toegestaan.

5. Voor zover de wet dat toestaat, zijn wij niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gemiste winst, gemiste omzet of reputatieschade. Schade aan een voertuig of andere zaak wordt beoordeeld op basis van de concrete omstandigheden en de toepasselijke verzekering; artikel 4.3 blijft daarbij gelden.

6. Bij een vermoeden van schade melden partijen dit zo snel mogelijk aan elkaar, leggen zij de omstandigheden vast en geven zij elkaar een redelijke kans om de schade en eventuele verzekeringsdekking te onderzoeken. Geen van beide partijen erkent namens de andere partij aansprakelijkheid.

14. Annulering, verplaatsing en beëindiging

1. Wil de opdrachtgever een geplande shoot verplaatsen, dan laat hij dat zo snel mogelijk weten. We zoeken samen een nieuwe datum. Aantoonbare, niet terug te krijgen externe kosten en al uitgevoerd werk blijven verschuldigd.

2. Annuleert de opdrachtgever een losse shoot of opdracht, dan brengen wij het reeds uitgevoerde werk, gereserveerde externe kosten en de volgende vergoeding voor gereserveerde productietijd in rekening:

   • Meer dan 7 kalenderdagen vóór de shoot: geen vergoeding voor gereserveerde productietijd.

   • Van 7 dagen tot 48 uur vóór de shoot: 50% van de overeengekomen vergoeding voor de shoot.

   • Minder dan 48 uur vóór de shoot of bij niet verschijnen: 100% van die vergoeding.

   Wij verminderen deze vergoeding met kosten die wij door de annulering besparen en met inkomsten uit vervangend werk dat wij redelijkerwijs voor dezelfde tijd hebben kunnen aannemen.

3. Bij een project met meerdere fasen betalen partijen bij voortijdige beëindiging het uitgevoerde werk en de redelijkerwijs gemaakte, niet terug te draaien kosten. Een aanvullende annuleringsvergoeding geldt alleen als die in de offerte is afgesproken.

4. Voor een doorlopende socialmediaopdracht geldt de looptijd en opzegtermijn uit de offerte. Als daarin niets staat, kan ieder van de partijen de opdracht na de eerste maand schriftelijk opzeggen tegen het einde van een kalendermaand met een opzegtermijn van één maand.

5. Beide partijen mogen een overeenkomst geheel of gedeeltelijk beëindigen als de andere partij wezenlijk tekortschiet en dat, na een schriftelijke ingebrekestelling met redelijke hersteltermijn, niet herstelt. Wettelijke mogelijkheden tot beëindiging blijven gelden.

15. Overmacht

1. Bij een omstandigheid buiten de redelijke invloed van een partij die uitvoering tijdelijk onmogelijk maakt, overleggen partijen over uitstel of een passende vervanging. Denk aan ernstige ziekte, een calamiteit, een langdurige storing of een overheidsmaatregel.

2. De getroffen partij meldt de situatie zo snel mogelijk. Verplichtingen worden opgeschort voor zover uitvoering daadwerkelijk onmogelijk is.

3. Duurt de situatie langer dan 30 dagen of heeft uitstel geen zin meer voor de opdracht, dan mogen beide partijen het nog niet uitgevoerde deel beëindigen. Reeds uitgevoerd werk en niet terug te krijgen, in overleg gemaakte externe kosten worden afgerekend.

16. Klachten en geschillen

1. De opdrachtgever meldt een concreet gebrek zo snel mogelijk na ontdekking, bij voorkeur binnen 14 dagen na oplevering, zodat wij het kunnen onderzoeken en waar mogelijk herstellen. Het verstrijken van die termijn laat wettelijke rechten die niet mogen worden uitgesloten onverlet.

2. Partijen proberen een geschil eerst onderling op te lossen.

3. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Voor zakelijke geschillen is, voor zover de wet een forumkeuze toestaat, de bevoegde rechter in het arrondissement van de vestigingsplaats van WLC Media bevoegd.

4. Als een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de ongeldige bepaling dan door een geldige afspraak die zoveel mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bedoeling.